Coop
Coop ist seit Anfang des Jahres 2008 der erste internationale Kunde von Amadeus IT GmbH. Mit dem Softwarepaket insTRA wird Coop in Zukunft ihre Versicherungsprozesse optimal gestalten.
Rund 2,3 Millionen Mitgliederhaushalte machen das Schweizer Handelsunternehmen Coop zu einem der größten genossenschaftlich organisierten Unternehmen der Schweiz. Mit etwa 14,9 Milliarden Schweizer Franken Gesamtumsatz ist Coop das zweitgrößte Schweizer Einzelhandelsunternehmen. Coop bietet die größte Markenvielfalt im Schweizer Einzelhandel und ist klare Marktführerin für umweltschonende, tierfreundliche und sozialverträgliche Produkte. Auf einer Fläche von rund 1,5 Millionen Quadratmetern präsentieren über 1.600 Verkaufsstellen ihr Angebot.
Mit rund 45.000 Mitarbeitern aus über 100 Ländern ist Coop sogar die zweitgrößte private Arbeitgeberin der Schweiz. Mit Bruttoinvestitionen von rund einer Milliarde Schweizer Franken ist Coop ein Eckpfeiler der Schweizer Volkswirtschaft.
99 Prozent der Schweizer Bevölkerung benötigen nur 10 Minuten bis zur nächsten Coop-Verkaufsstelle. Vor allem die Coop Supermärkte sowie die Coop Pronto Convenience-Shops sind nahezu überall präsent. Aber auch Coop City Warenhäuser, Coop Bau+Hobby, Coop Vitality Apotheken und Coop Restaurants oder die Tankstellen von Coop Mineraloel findet man im ganzen Land. Alle Verkaufsstellen und Formate bieten ihre Sortimente und Dienstleistungen in attraktiven, modern gestalteten Verkaufsräumen. Coop ist organisiert in fünf dezentrale Verkaufs-, Logistik- und Immobilienregionen. Coop ist nicht nur dort, wo Coop draufsteht. Coop bedeutet noch sehr viel mehr etwa bekannte Fachgeschäfte, Produktionsbetriebe und eine Logistik mit Leistungen rund um die Uhr. Darunter fallen Unternehmen wie Interdiscount, TopTip, Import Parfumerie, Christ, ITS Coop Travel, transGourmet, Bell, Fust, Chocolats Halba und viele weitere.
Die Zusammenarbeit mit Coop, genauer mit der Organisationseinheit Versicherungen (OEV) begann mit ersten Workshops im vergangenen Winter am Hauptsitz von Coop in Basel. Hier wurden die Anforderungen an insTRA definiert.
Das Projekt „Mozart“
Die Einführung von insTRA bei Coop startete mit dem Kick-Off am 14. April 2008. Dafür wurde von Coop eigens ein Projektraum für das Team „Mozart“ der AIT in Basel eingerichtet. Für Amadeus IT brachte das Projekt bei Coop die Aufgabe mit sich, die Anforderungen der OEV mit all den Besonderheiten des Schweizer Versicherungsgeschäfts in insTRA abzubilden.
Eine dieser Besonderheiten ist die Stammnummer von Kraftfahrzeugen. Diese 9-stellige Nummer wird bei der Einfuhr eines Autos in die Schweiz vergeben und identifiziert dieses eindeutig. Die Eingabe der Stammnummer in die insTRA-Objektverwaltung und deren Auswertbarkeit wird in insTRA neu implementiert.
In der Schweiz ist neben Deutsch auch Französisch und Italienisch offizielle Amtssprache. Als mehrsprachenfähiges Paket wird insTRA diesen Anforderungen ebenfalls gerecht. Mit Hilfe der Coop werden versicherungstechnische Begriffe übersetzt und in insTRA implementiert.
Coop besitzt für die Haftpflichtversicherungen, für Sachversicherungen, für die Transportversicherung und für die Bauwesenversicherung eine Stop-Loss Vereinbarung mit dem Versicherer. Der Stop-Loss stellt den Jahresselbstbehalt je Police für die Schadenbeträge dar, die über den Selbstbehalt je Schaden hinausgehen. Sobald der Stop-Loss vollständig gefüllt ist, fordert die Coop die auflaufenden Deltabeträge von der Versicherungsgesellschaft zurück.
In insTRA wird der Stop-Loss-Betrag je Police und Geschäftsjahr erfasst. Dieser Betrag stellt für die OEV Risikokosten zur Abdeckung möglicher Schäden dar. Parallel hierzu wird zu den Prämien ein Selbstbehalt je Schaden erfasst. Für diesen muss definiert werden können, ob er Stop-Loss relevant ist. Der Selbstbehalt je Schaden wird von dem Schadenverursacher auf der jeweiligen Kostenstelle getragen. Nach Ausschöpfung des Selbstbehaltes je Schaden wird der Stop-Loss in Anspruch genommen. Das bedeutet, dass Coop den Schadenbetrag bis zur Höhe des Stop-Loss Betrags selbst trägt. Die darüber hinausgehenden Schadensummen werden vom Versicherer zurückgefordert.
Bei Erfassung einer Schadenabrechnungsposition, die Stop-Loss relevant ist, wird der User bei Datenspeicherung durch ein Pop-Up-Fenster über die prozentuale Ausschöpfung oder Überschreitung des Stop-Loss Betrages hingewiesen. Diese Hinweismeldung muss der User bestätigen und ggf. Eine Forderung gegenüber dem Versicherer geltend machen.
Der Projektverlauf
Das „Mozart“-Projektteam der AIT ist die meiste Zeit in Basel vor Ort bei den Projektmitarbeitern der Coop. Hier wird an der „Basis“ gearbeitet, Prozesse analysiert, die Anforderungen der OEV erfasst und das Projekt koordiniert. Es findet ein stetiger Informationsaustausch statt, der die Basis für die sehr gute Zusammenarbeit mit der OEV darstellt.
Bei einem ausführlichen Workshop vor Vertragsabschluss wurden gemeinsam mit den Verantwortlichen der COOP und den Beratern der AMADEUS IT die Anforderungen detailliert definiert und in einem Pflichtenheft festgeschrieben, das die Basis für das finale Angebot bildete.
Das Projektteam bei der COOP setzt sich aus Mitarbeitern aus dem Rechnungswesen, der OEV (Versicherungswesen), der IT Administration und dem Projektleiter zusammen.
Nach der Feinkonzeption (Phase 1: „Project Preparation”) wurde in zahlreichen Workshops und Gesprächen in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen der OEV die Phase 2 „Business Blueprint“ gestartet. In dieser Phase 2 wurden unter anderem die Bereiche Stammdaten, Objektverwaltung, Gebäude, Policenmanagement, Schadenmanagement und die Elektronische Akte abgestimmt. und die Realisierung durch das Entwicklerteam zu koordinieren.
In der Phase 3 „Realization“ wurden durch das Customizing die in den vorherigen Phasen definierten Anforderungen in insTRA 4.0 umgesetzt. Darüber hinaus wurden die individuellen Bedürfnisse der OEV Versicherung von der Entwicklungsabteilung der Amadeus IT programmiert.
Im nächsten Schritt „Final Preparation“ (Phase 4) wurde das Customizing-System auf das Test-System transportiert und ausführlich getestet. Diese Tests fanden in enger Zusammenarbeit mit der internen Revision und der Hauptbuchhaltung der Coop statt. In dieser Phase wurden auch die Nutzer der Anwendung durch die Berater der AIT umfassend geschult.
In der letzten und fünften Phase „Going Live & Support“ wurde die Datenübernahme durchgeführt. Die getesteten und freigegebenen Customizing-Einstellungen und individuellen Programmierungen wurden nun auf das Produktivsystem transportiert.
Die von Anfang an sehr gute und partnerschaftliche Zusammenarbeit aller Teammitglieder bei der Coop und der AIT hat entscheidend dazu beigetragen, dass das Projekt „Mozart” in der geplanten Zeit erfolgreich umgesetzt werden konnte.
Unser Projektleiter Markus Pilz:
„Durch den gemeinschaftlichen Grundsatz „WIR sind EIN TEAM“ wurde die Projektarbeit erheblich erleichtert. Dafür möchte ich mich bei allen Teammitgliedern sehr bedanken!“
Thomas Friedlin, Projektleiter des Coop-Teams zum Projekt „Mozart”:
„Mit insTRA betreten wir systemtechnisches Neuland. Für den Inhouse-Broker der Coop bedeutet das System einen IT-technischen Quantensprung, welcher uns helfen wird, unsere Risiken effizienter und optimaler zu verwalten.“
