Dyckerhoff
Produkt: insTRA
Die Dyckerhoff AG wurde 1864 gegründet und ist ein international führender Hersteller von Zement und Beton für die Bauindustrie. In der Zentrale in Wiesbaden verantworten und bearbeiten die Mitarbeiter des Bereiches Finanzen für das Versicherungsmanagement die Risikoabdeckung und Schadensregulierung der Tochtergesellschaften im In- und Ausland.
Ausgangssituation und Projektziele
Zum Zeitpunkt des Projektstarts arbeitete die Dyckerhoff AG mit selbst erstellten Kalkulationsblättern und Vorlagen, ohne Anbindung an das führende IT-System. Bei der Präsentation von insTRA durch Amadeus IT wurde der Funktionsumfang vorgestellt, um dann in einem eintägigen Workshop die Anforderungen der Dyckerhoff AG an eine IT Lösung zu erarbeiten. Hierbei stellte sich heraus, dass der Anpassungsbedarf gering war. Als Hauptziele des Projekts wurden definiert:Die Verwaltung der Policen und die konzerninterne Weiterverrechnung der Prämien.
Da insTRA als SAP Add-on ein Teil der ERP Lösung ist, ist auch die Verbindung zum Finanzbereich schon vorhanden und es kann auf bestehende Standards zurückgegriffen werden.
Die Ablösung einer selbst entwickelten Lösung zur Erfassung von Fahrzeugen und Leasingverträgen. Diese wird durch den KFZ-Stamm von insTRA abgelöst.
Die Anbindung des Dokumentenmanagement Systems IXOS, das an die ArchiveLink Schnittstelle von SAP angeschlossen ist.Projektverlauf
Während der Projektphase wurde im ersten Schritt die Abbildung der Versicherungspolicen in insTRA im Detail erarbeitet. Die individuellen Anforderungen zur Abbildung der prämienrelevanten Details wurden mit dem Fachbereich gemeinsam definiert und anschließend im System abgebildet.
Bei der Erarbeitung der Feinkonzepte zeigte sich die Notwendigkeit, insTRA um eine Funktionalität zu erweitern. Für die Verbuchung von Zahlungen wird bei der Dyckerhoff AG das späte Scannen mit einem Barcode angewendet. Das heißt, beim Erfassen einer Rechnung in der Buchhaltung von SAP wird der Beleg erfasst und das Papierdokument mit einem Barcode beklebt. Dieser Barcode wird mit einem Handscanner eingelesen und dem Beleg zugeordnet. Beim späteren Einscannen des Dokuments kann SAP nun den Buchhaltungsbeleg und das eingescannte Dokument durch den Barcode miteinander verknüpfen.
Mit insTRA musste dieser Ablauf angepasst werden, denn die Verbuchung erfolgt im Hintergrund, weshalb kein Barcode mehr über einen Handscanner erfasst werden kann. Die Lösung ist, erst die Rechnung mit einem Barcode zu versehen und zu scannen. In insTRA besteht nun die Möglichkeit, auf den Pool der eingescannten Dokumente zuzugreifen und diese einem insTRA Vorgang, z.B. der Zahlung einer Reparaturrechnung, zuzuordnen. Wird jetzt im Schaden die Buchung für die Zahlung ausgelöst, wird auch der Barcode mit übermittelt und der Buchhaltungsbeleg ist wieder mit dem Dokument verknüpft.
Mit dieser Erweiterung entfällt die Notwendigkeit, die gleichen Informationen zweimal zu erfassen. Zum einen wird die Information im Schaden benötigt, da sich daraus der gesamte Schadensbetrag ergibt. Zum anderen muss die Zahlung über die Buchhaltung veranlasst werden. Mit insTRA entfällt der Aufwand, Buchungsaufgaben und Papierrechnungen per Hauspost weiterzugeben und Daten mehrfach zu erfassen.
Fahrzeugverwaltung mit insTRA
Durch die Nutzung des Fahrzeugbestandes von insTRA greifen ab jetzt mehrere Bereiche auf die gleichen Informationen zu. Neu hinzugekommene Leasingfahrzeuge werden vom Einkauf direkt im insTRA-Fahrzeugbestand erfasst. Die Fahrzeuge können durch Mitarbeiter des Finanzbereichs der Versicherungspolice zugeordnet werden. Damit wird die interne Verrechnung der Prämie ermöglicht und es können auf einfache Weise Bestandslisten für den Versicherer generiert werden. Gleichzeitig können Mitarbeiter aus der Buchhaltung auf dieselben Daten zugreifen, die sie für die Verbuchung der Leasingrate benötigen.
Die Kommunikation über Neuzugänge wurde vereinfacht, da jeder in seiner Übersicht direkt sehen kann, welche Fahrzeuge neu hinzugekommen sind. Da der Bearbeitungsstand jederzeit einzusehen ist, erkennt der einzelne Mitarbeiter sofort, welche Informationen noch zu ergänzen sind. Auch in diesem Bereich entfällt also die Notwendigkeit, die gemeinsame SAP Umgebung zu verlassen und Daten über externe Wege, wie E-Mail oder Hauspost zu verteilen. Die Information wird zu dem Zeitpunkt erfasst, an dem sie entsteht und ist auch unmittelbar für alle verfügbar. Somit arbeiten drei Bereiche jetzt direkt miteinander in einer Lösung zusammen.
Weitere Vorteile sind zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten und Ansichten, die hinzugekommen sind und die sich jeder der Nutzer individuell und nach seinen Bedürfnissen anpassen kann.
Erfolg durch partnerschaftliche Zusammenarbeit
Im Laufe des Projekts entstand eine partnerschaftliche Zusammenarbeit, die den Grundstein für die erfolgreiche Abwicklung des Projekts legte und die Basis für eine langjährige Kundenbeziehung darstellt. Trotz umfangreichen Tagesgeschäfts haben die Mitarbeiter der Fachabteilung und der IT mit großem Einsatz zur erfolgreichen Einführung von insTRA beigetragen. Viele Projektdetails wurden gemeinsam erarbeitet. Daraus sind für insTRA neue Funktionalitäten entstanden und für die Dyckerhoff AG konnte die angestrebte Vereinfachung von Prozessabläufen erreicht werden.
