Vattenfall
Europe AG – Produkt: insTRA.NET
Vattenfall Europe AG ist ein bedeutender Teil der schwedischen Vattenfall-Gruppe und zählt zu den führenden Energieversorgern in Europa. Nachdem sich die Traditionsunternehmen Bewag, HEW, LAUBAG und VEAG zusammengeschlossen hatten, wurde im September 2002 das Unternehmen Vattenfall Europe gegründet. Der Sitz der Holding, Vattenfall Europe AG, ist Berlin. Weitere zentrale Standorte sind Hamburg und Cottbus. Das deutsche Geschäft erwirtschaftet heute rund 60 Prozent des Konzernumsatzes. Zudem ist Vattenfall Europe der größte Ausbilder in Ostdeutschland. Vattenfall produziert, verteilt, handelt und vertreibt Energie - und das an etwa sechs Millionen Kunden in ganz Europa.
Die Betreuung des gesamten Versicherungsgeschäftes der Vattenfall Europe wird von 22 Mitarbeitern in Deutschland durchgeführt. Aufgrund der Historie verteilen sich diese Mitarbeiter auf die Standorte Berlin, Cottbus und Hamburg.
Ausgangssituation und Projektziele
Die Zusammenführung der vier Traditionsunternehmen Bewag, HEW, LAUBAG und VEAG bedingte auch die Zusammenführung der unterschiedlichen Geschäftsprozesse im Versicherungsgeschäft. Jedes der vier Unternehmen hatte eine eigenständige Versicherungsabteilung, die ihre Geschäftsprozesse einerseits unterschiedlich definiert und zudem in unterschiedlichen Applikationen abgebildet hat.
Ziel war es daher, eine Lösung zu finden, die mit ihrer Flexibilität und den enthaltenen Modulen die Grundlage für eine Zusammenführung der Geschäftsprozesse garantieren würde. Mit insTRA.NET hat sich Vattenfall Europe für das System entschieden, das die Voraussetzungen hervorragend erfüllt. Mit den Versicherungsexperten der Amadeus IT GmbH hatte man die richtigen Moderatoren gefunden, die das vorgegebene Ziel der einheitlichen Prozesse über alle Standorte als externe Berater optimal vorantreiben konnten.
Projektverlauf
Im ersten Schritt wurden in mehrtägigen Workshops zusammen mit ausgewählten Mitarbeitern von allen Standorten der Versicherungsabteilung der Vattenfall Europe AG die Anforderungen ermittelt und in einem Pflichtenheft dokumentiert. Ein weiteres Ergebnis dieser Workshops war die Ermittlung der notwendigen Anpassungen an insTRA.NET. Durch die intensive Mitarbeit der Projektteams der Vattenfall Europe AG konnten einheitliche Prozessabläufe und die erforderlichen Anpassungen an insTRA.NET präzise definiert werden, was wesentlich zum Erfolg des Projektes beitrug.
Die Projektphase erstreckte sich über einen Zeitraum von 8 Monaten. Die einzelnen Module wurden als Meilensteine termingerecht ausgeliefert und zeitnah durch die Mitarbeiter der Vattenfall Europe AG getestet und abgenommen. Dadurch kann der Produktivbetrieb in den drei Standorten wie geplant zum 01.07.2007 mit dem vollen Funktionsumfang aufgenommen werden.
Der Nutzungsbereich von insTRA.NET bei Vattenfall erstreckt sich über die Module Geschäftspartner-, Policen- und Schadenmanagement, Fahrzeugbestandsverwaltung sowie Auswertungen und Statistiken.
Policenmanagement
Durch ein hohes Maß an flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten von Sparten, Versicherungsarten und Masken konnten individuelle Anforderungen durch Standardfunktionen erfüllt werden. Innerhalb der Masken können die Felder frei definiert werden. Somit ist es möglich, für jede Sparte / Versicherungsart eine separate Maske zu erstellen und auf die notwendigen Daten abzustimmen.
Schadenmanagement
Das Schadenmanagement umfasst Funktionen zur Verwaltung von Eigen- und Fremdschäden. Als Fremdschäden werden Schäden bezeichnet, bei denen Vattenfall Europe AG Geschädigter ist. Die Korrespondenz wird direkt über insTRA.NET geführt. Auch verschiedenste Auswertungen können hier erstellt werden. Dies bedeutet, dass alle Schäden in einem zentralen System geführt werden.
Alle an einem Schaden beteiligten Objekte wie z. B. Schadenbeteiligter, Zeuge oder beschädigtes Fahrzeug können dem Schaden zugeordnet und übersichtlich auf einer Seite dargestellt werden. Jede Bewegung innerhalb eines Schadens wird chronologisch erfasst. Dadurch entsteht eine hohe Transparenz.
Zusätzlich können alle Daten in Auswertungen übergeben werden, um z. B. einen Vergleich von Forderungen zu tatsächlichen Entschädigungen zu erstellen.
Fahrzeugbestandsverwaltung
Mit insTRA.NET wird die komplette Fahrzeugflotte von Vattenfall Europe AG verwaltet. Dazu wurde der Bestand von rund 3.500 Fahrzeugen maschinell importiert.
Jede Änderung an der Flotte wie z. B. Einschluss oder Ausschluss eines Fahrzeuges, Änderung des Deckungsumfangs oder Zuordnung zu einer anderen Kostenstelle wird in insTRA.NET protokolliert. Die Quartalsmeldungen über den Flottenbestand mit allen Änderungen werden automatisch erzeugt und können an den Versicherer weitergeleitet werden.
Elektronische Akte
Über die elektronische Akte werden alle Dokumente verwaltet. Neue Dokumente können über eingestellte Vorlagen erzeugt werden. In insTRA.NET hinterlegte Daten werden an das Dokument übergeben. Weiterhin können externe eingehende Dokumente eingebunden werden.
Durch eine flexibel einstellbare Ablagestruktur können Dokumente systematisch hinterlegt werden. Zusätzlich kann der Anwender neue Ordner erzeugen und somit die Struktur individuell erweitern.
Jede in insTRA.NET befindliche Information kann in eine Auswertung oder Statistik übergeben werden. Die erforderlichen Auswertungen wurden im Rahmen des Pflichtenhefts durch Vattenfall Europe AG vorgegeben. Die Dialoge zur Erzeugung von Auswertungen erlauben es darüber hinaus, individuelle Einstellungen und Einschränkungen zu treffen. Somit kann eine fest eingestellte Auswertung trotzdem in unterschiedlichen Formen erzeugt werden. Anschließend können die Daten an Excel übergeben und dort weiterbearbeitet werden.
Ein erfolgreiches Projekt – dank partnerschaftlicher Zusammenarbeit
Im Laufe des Projektes entstand eine partnerschaftliche Zusammenarbeit, die den Grundstein für die erfolgreiche Abwicklung des Projektes legte und die Basis für eine langjährige Geschäftsbeziehung darstellt.
Die Zusammenarbeit war während des ganzen Projektes überaus konstruktiv, so dass alle Beteiligten viel Freude an der Arbeit hatten.
